Check je e-mails maximaal 2x per dag

Dit is echt een hele moeilijke voor heel veel mensen, alleen deze tip is misschien de allerbelangrijkste van alle tips: check je e-mails maximaal 2x per dag, en het liefst maar 1x per dag. De meeste mensen zitten achter hun pc, en constant drukken ze op verzenden/ontvangen in hun Outlook of hun hotmail drukken ze de hele tijd op postvak in.

Het maakt niet uit op wat voor e-mail provider ze zitten; de hele tijd e-mails controleren. Stel je voor dat er wat binnenkomt, iemand stelt een vraag, dan moet je wel direct een antwoord terugsturen. Dit is dus dodelijk op het gebied van time management.

Wanneer jij de hele dag door je e-mails checkt, dan kun je niet gefocust op een aantal projecten bezig zijn. En het beste is om met 1 project tegelijk bezig te zijn. Dus 1 taak tegelijk.

Valkuil van de hele dag e-mails checken

Wanneer jij de hele dag door e-mails checkt, dan zul je zien dat je echt vele malen minder effectief bent. En dit is voor heel veel mensen heel erg moeilijk. Ik denk dat de gemiddelde mensen die op kantoor zit, misschien wel 200x zijn e-mails checkt, zonder dat ze het door hebben.

En ik zie het om mij heen ook, vrienden, maar ook met collega’s, samenwerkingsverbanden, hele dag door e-mails controleren. En daardoor wordt je steeds uit je ritme gehaald en kun je niet dingen afmaken, omdat je dus steeds eruit wordt getrokken. Je moet weer een e-mail beantwoorden. En e-mails hebben vaak een beetje een negatieve lading; het zijn problemen die je moet oplossen, of iemand anders die komt met iets en die stuurt je een mail, en dan moet jij er maar voor zorgen dat jij op dat moment jouw tijd gaat vrijmaken om een e-mail terug te sturen.

Wanneer wel e-mail checken?

Maar wat je ook kunt doen, is bijvoorbeeld om 11 uur ’s ochtends en om 16 uur ’s middags je e-mails te controleren. Dus check 2x per dag, maximaal je e-mails. En het beste is nog om gewoon 1x per dag je e-mails te controleren. Wanneer jij bijvoorbeeld 2x per dag je e-mails controleert, dan is dat altijd meer dan genoeg.

Dan reageer je altijd binnen een paar uur, ook al doe je het om 11uur en 16 uur en dan is iedereen in feite gewoon gelukkig, want als ik iemand een mailtje stuurt om 13 uur ’s middags en die krijgt om 16 uur al een berichtje terug, dan vind ik dat prima. Of iemand zou een e-mailtje sturen om 21 uur en hij krijgt ’s ochtend s om 11 uur een mailtje terug, vind ik dat ook prima; goeie service. En dat kun je doen door 2x per dag je e-mail te controleren.

Alleen mails checken om ze te beantwoorden

En in feite is het absurd dat jij je e-mails controleert zonder dat je er wat mee doet. Dat je gewoon e-mails controleert om het e-mails controleren. Er zijn heel veel mensen die controleren hun e-mails, en vervolgens hebben ze zoiets: daar reageer ik later wel op. Op dat moment is dat zonde van je tijd om daar je tijd aan te verdoen.

Je moet pas e-mails gaan lezen op het moment dat je er ook echt wat mee gaat doen. Dus 2x per dag, 11 uur ’s ochtends en 16 uur ’s middags, check je e-mail en beantwoord ook direct alles, en je laat niks hangen. Op het moment dat je dingen laat hangen, dan gaat het al 2x door je handen, en dat is gewoon zonde.