Automatisch vs. handmatig

Waarom zou je iets handmatig doen als het ook geautomatiseerd kan?

Zou het niet heerlijk zijn als het werk automatisch voor je gedaan wordt? Laat een computer of een systeem dat handmatige werk van je overnemen.

Hieronder staan een paar simpele voorbeelden die de meeste mensen zonder meer kunnen toepassen:

• Synchroniseer de agenda’s van al je elektronische apparatuur.
• Laat je rekeningen automatisch afboeken in plaats van ze handmatig te betalen.
• Gebruik e-mailsjablonen voor het beantwoorden van e-mails die regelmatig terugkomen.

In bedrijven en bij speciale jobs heb je een heleboel opties om processen te automatiseren. Dat is een standaardpraktijk bij zowel grote als kleine ondernemingen.

Binnen de huidige economie moet je automatiseren om te kunnen overleven en de meeste bedrijven hebben nog mogelijkheden om hun automatiseringsniveau te verhogen.

Hieronder staan voorbeelden van processen die je kunt automatiseren:

Autoresponders

Een autoresponder is een website die een serie e-mails met vaste tussenpozen kan verzenden. Het verzenden van een reeks geautomatiseerde e-mails is een krachtig middel dat je bij verschillende bedrijfstypes kunt toepassen.

Je bent bijvoorbeeld eigenaar van een bloemenwinkel en je verzamelt de e-mails van de mensen die bij je komen kopen. Je kunt dan deze klanten, inclusief voornaam, op een autoresponder zetten. Die stuurt dan boodschappen uit in een door jou vooraf bepaalde volgorde.

Een dag na hun bezoek aan jouw winkel kun je ze bijvoorbeeld een boodschap sturen waarin je ze bedankt voor hun aankoop. Een week daarna vraag je hoe het gaat en vertel je welke bloemen je in je winkel hebt en welk soort bloemen geschikt is voor welke gelegenheid. Een maand later stuur je een andere boodschap en ga zo maar door.

Op deze manier blijf je op een geautomatiseerde manier in contact met je klanten. Als het systeem eenmaal is opgezet, neemt het geen tijd in beslag maar heeft het desondanks een groot effect voor je bedrijf. Voorbeelden van autoresponders zijn GetResponse.com en Aweber.com.

Automatiseer je sollicitatieproces

Als je personeel in dienst neemt, kun je een system opzetten waarbij iemand online kan solliciteren, een CV kan inleveren, een serie tests kan doen en belangrijke vragen kan beantwoorden. Als de sollicitant niet alle tests afrondt, kan het systeem automatisch een e-mail versturen waarin gevraagd wordt om het uitvoeren van de openstaande tests.

Je kunt een dergelijk systeem laten ontwikkelen voor minder dan $ 1.000 op websites als VWorker.com, maar het hoeft niet eens zo complex te zijn. Je kunt ook kiezen voor een eenvoudiger systeem waarbij de sollicitanten een Worddocument kunnen downloaden met een serie vragen die ze moeten beantwoorden.

Je verzoekt ze dan om de vragen te beantwoorden en ze samen met hun CV en begeleidende brief naar je e-mailadres te sturen. Dit bespaart je een hoop tijd in vergelijking met het moeten beantwoorden van telefoontjes van honderden sollicitanten.

Je online klantenservice

Als je een website hebt, kun je een systeem opzetten waarbij iemand een vraag kan intikken. Vervolgens zoekt het systeem automatisch jouw website af voor het antwoord.

Als dat te duur is om op te zetten, kun je ook een heel simpel systeem gebruiken. De klant stuurt daarbij als eerste een e-mail naar de klantenservice.

Een autoresponder zendt dan direct een e-mail met antwoorden op de meest gestelde vragen. Onderaan de mail staat dan: ‘Als u hierboven niet het antwoord op uw vraag aangetroffen hebt, stuur ons dan een e-mail.’ En dat is dan een ander e-mailadres dan het eerste.

Je servicemedewerkers beantwoorden dan de mails van de klanten die geen antwoord op hun vraag hebben gekregen. Op deze manier behandel je de meeste vragen op een geautomatiseerde manier en je servicemedewerker heeft dan alleen maar te maken met uitzonderingen die niet voorkomen in de FAQ-lijst.

Zoals je ziet kun je een heleboel dingen doen. Het belangrijkste punt is om voortdurend bezig te zijn met het zoeken naar geautomatiseerde oplossingen voor je bedrijf.

Als jij niet automatiseert, kan het zijn dat je concurrenten dat wel doen. Dat betekent misschien dat zij een lagere prijs kunnen hanteren, waardoor jij uit de markt gedrongen wordt. Automatisering wordt meer en meer een noodzaak en geen luxe.