Oplossingen voor de meest voorkomende problemen rondom to-do-lists

Heb jij last van problemen rondom je to-do-list?

Besteed je veel te veel tijd aan het organiseren en indelen van je lijst?

Staan er dingen op de lijst die je liever kwijt dan rijk bent en sla je die taken steeds over? Wordt de lijst almaar langer en langer?

Heb je problemen met het bijwerken van de lijst? Gebruik je hem een tijdje, maar gooi je hem dan in de hoek omdat het veel te veel werk is?

Dit zijn nog maar enkele problemen die je kunt tegenkomen. Laten we eens kijken hoe je die problemen de baas kunt worden.

Waarvoor heb je überhaupt een to-do-list nodig?

Zo’n lijst is om veel redenen handig:

• Het is een geheugensteuntje. Je onthoudt nu eenmaal dingen gemakkelijker als je ze opschrijft.
• Het helpt je bij het stellen van prioriteiten. Daardoor kun je eerst aandacht besteden aan belangrijke taken en bewaar je de minder belangrijke zaken voor later.
• Als je een to-do-list goed gebruikt, is het een ideaal middel om stress te voorkomen. Je hoeft niet steeds te denken: shit, ik moet dit en dat nog doen. In plaats daarvan kijk je gewoon op je lijstje.

Probleem: je houdt je lijstje niet bij, waardoor je het uiteindelijk niet meer gebruikt

Een half lijstje is niet echt bruikbaar. Als je een aantal dingen in je hoofd hebt en andere noteert in je to-do-list, is de lijst van taken incompleet en kun je niet meer op je lijstje vertrouwen. Dan kun je er zeker van zijn dat je die lijst steeds minder gaat raadplegen. Het is dus alles of niets in dit geval.

Zet de taken die je in je hoofd hebt op papier, zodat alles op je lijstje staat. Dat geldt natuurlijk niet voor routineklusjes. Die hoef je niet op je to-do-list te zetten.

Probleem: je blijft procrastineren met betrekking tot een paar dingen op je lijst

Het overslaan van taken kan verschillende oorzaken hebben:

• Gaat het om dingen die je nog niet kunt aanpakken omdat je op iemand anders wacht? Haal die taken dan van je to-do-lijst af en zet ze op een aparte ‘Afwachten’-lijst. Op je lijstje mogen alleen zaken staan waar je echt mee uit de voeten kunt.
• Durf je nog niet te beginnen aan een bepaalde taak? Bedenk in dat geval wat er moet gebeuren om die zaak naar voren te halen. Dat moet iets zijn wat je minder dan drie minuten tijd kost en voer die actie dan ook meteen uit.
• Blijf je een taak voor je uit schuiven omdat hij een lage prioriteit heeft? In dat geval is het beter om een ‘Lage prioriteit’-lijst aan te houden. Of zet die taak op een ‘Wachtstand’-lijst met zaken die je later oppakt.
• Weet je niet wat je aan moet met een bepaald onderwerp uit je lijstje? Misschien heb je die taak opgeschreven omdat je een vaag vermoeden hebt dat er wat moet gebeuren. Je weet alleen niet precies wat. Zet dan eerst op een rijtje wat de gewenste uitkomst is en bedenk dan wat de eerste stap zou kunnen zijn. Schrijf vervolgens die actie op.

Probleem: je lijst is te lang

• Die oplossing ligt voor de hand. Splits je to-do-list in twee categorieën: een lijst met de belangrijkste taken en een lijstje met minder belangrijke dingen. Handel eerst de belangrijkste zaken af en stap dan over op de andere lijst.
• Op je lijstje mogen alleen dingen staan waar je meteen mee aan de slag kunt. Haal zaken die op iemand anders wachten of die niet direct behandeld kunnen worden van je to-do-list.
• Voer taken die maar twee tot drie minuten tijd in beslag nemen meteen uit, in plaats van ze op je lijst te zetten. Het kost meer tijd om ze vast te leggen en bij te houden dan de uitvoering zelf en dat is zonde.

Probleem: je besteedt te veel tijd aan het rommelen met je to-do-list

Misschien ben je wel een perfectionist die zijn lijst altijd vlekkeloos gestructureerd en up-to-date wil houden. Het ziet er buitengewoon fraai uit en is altijd bij. Het probleem is alleen dat je er uren mee bezig bent.

• Als jij zo’n type bent, stap dan over op een simpeler systeem. Gebruik de uitgebreide to-do-list alleen op weekbasis en stel per dag een lijst van vijf tot acht klussen op. Kijk elke dag ALLEEN naar dit lijstje. Neem nieuwe ideeën op in je complete lijst, maar deel ze nog niet in.
• Kijk al je lijstjes één keer per week door. Op deze manier blijf je bij de tijd, maar hoef je niet dagelijks te rommelen met je uitgebreide to-do-list.