Het krachtigste productiviteitsgeheim ooit

Charles Schwab, gedurende de jaren twintig van de vorige eeuw een van de rijkste mensen van Amerika en grondlegger van Bethlehem Steel, vond op een gegeven ogenblik dat zijn uitvoerende staf en hijzelf per dag meer moesten gaan presteren.

Hij werd benaderd door Ivy Lee, een public relations expert, die hem een ‘geheim’ vertelde waardoor de productiviteit kon worden verhoogd.

Ivy Lee haalde Charles Schwab over om zijn geheime methode in te voeren. Nadat hij het resultaat gezien had, kon hij hem betalen wat hij dacht dat het idee waard was.

Charles Schwab en zijn staf probeerden vervolgens de methode een maand uit. Ze behaalden daarbij zulke verbazende resultaten dat Charles Schwab een cheque van $ 25.000 uitschreef - in die tijd een enorm bedrag!

Deze methode om je productiviteit te verhogen is heel eenvoudig, maar is waarschijnlijk het meest effectieve productiviteitsgeheim ooit. Je kunt het direct toepassen en het zorgt voor een drastische toename van je productiviteit.

Eenvoudig in te voeren

Maak aan het eind van de dag een lijstje van de zes belangrijkste dingen die je de volgende dag wilt doen en sorteer ze in volgorde van belangrijkheid. Start ’s morgens met nummer een. Blijf daaraan werken tot je klaar bent en ga dan over naar nummer twee. Werk ook hieraan tot je rond bent en stap dan over naar het volgende punt op de lijst. Ga zo door totdat je alle voorrangszaken van je lijst hebt afgehandeld.

Dit is een heel simpele methode, maar hij is ook om andere redenen enorm effectief:

Om te beginnen helpt deze methode je om geconcentreerd te blijven in een wereld vol afleiding. In plaats van dat je van de ene taak naar de andere vliegt, werk je alleen maar aan de eerste klus totdat hij afgehandeld is. Vervolgens ga je door naar de volgende enzovoorts. Als je aandacht heen en weer gaat tussen meerdere verschillende handelingen ben je ineffectief bezig.

Het concentreren op en afmaken van slechts één taak tegelijk geeft momentum. Na een verstoring duurt het verschillende minuten om weer opnieuw de vaart erin te krijgen. Voeg daarbij de tijd die de verstoring zelf kost en je zult zien dat een groot percentage van je dag verloren gaat door interrupties, verstoringen en multitasking.

Deze methode voorkomt dat je dingen voor je uit gaat schuiven. Als je jezelf dwingt om het volgende punt op je lijst af te werken, ben je er zeker van dat ook de klussen rondkomen die je normaal gesproken negeert of aan de kant gooit. Als je deze methode consequent volgt en steeds uitvoert wat je als volgend punt op je lijst hebt staat, ben je veel minder geneigd om te procrastineren.

Het belangrijkste is echter dat de methode van Ivy Lee je helpt bij het focussen op je prioriteiten. In de wereld van vandaag, waarin veel zaken vragen om je aandacht, is het erg moeilijk voor druk bezette mensen om alles gedaan te krijgen. Daarom is het essentieel om prioriteiten te stellen en je daaraan te houden.

Je hoeft niet alles af te krijgen om effectief te zijn in je werk! Als je erin slaagt om de belangrijkste taken gedaan te krijgen, ben je effectiever bezig dan iemand die een heleboel minder belangrijke zaken uitvoert, maar niet werkt aan de grote, belangrijke klussen.

Als prioriteiten onderling goed gecommuniceerd worden, verhoogt deze methode de productiviteit van bijna elke organisatie aanzienlijk.

Overzicht van de methodiek

Schrijf aan het eind van de dag de zes voornaamste dingen op die je morgen wilt doen, in volgorde van belangrijkheid. Nummer ze van een tot en met zes. Je kunt dit lijstje uitbreiden naar acht zaken, maar maak de lijst nooit langer dan dat. Zorg ervoor dat het gaat om klussen waarvan je kunt constateren dat ze afgerond zijn.

Je kunt het lijstje korter maken dan zes onderwerpen als die klussen een groot deel van je dag in beslag nemen. Het is beter om zo’n lijstje op te maken aan het eind van de dag dan aan het begin. Dan kun je de volgende dag vers van start gaan.

Begin de volgende dag met nummer een van je lijst. Blijf doorwerken tot je klaar bent. Ga niet aan de slag met nummer twee voordat nummer een rond is. Soms kun je hiervan afwijken, bijvoorbeeld als je tijdelijk moet wachten op iemand anders. Begin de dag niet met het lezen van je e-mails, want dan raak je het spoor bijster. Zorg dat je nummer een prioriteit als eerste aan de beurt komt.

Als je iemand bent die tot het gaatje wil gaan, beloof jezelf dan dat je altijd je prioriteitenlijstje afhandelt. Dat kan soms betekenen dat je aan het einde van de dag extra tijd moet besteden aan het afronden van de klussen op je lijst, maar dat is een krachtige gewoonte.

Je moet er dan wel voor zorgen dat je lijstje zodanig is samengesteld dat je normaal gesproken alle zaken binnen een werkdag rond kunt krijgen. Hierbij moet je dan uitgaan van zes uur, zodat je twee uur overhoudt voor extra taken als het checken van mails of voor onderbrekingen.

En dat is het dan! Volg deze methode elke dag en je zult je productiviteit met sprongen zien toenemen.