Wees slim en huur een goedkope assistent in!

Stel je eens voor dat je een online personal assistant inhuurt die allerlei geweldige dingen voor je doet. Reizen boeken, het internet afzoeken, telefoontjes voor je plegen, je inkopen regelen – alles wat je maar bedenken kan.

En stel je nu eens voor dat het inhuren van zo’n assistent maar drie dollar per uur kost. Is dat mogelijk?

Zeker weten! Maar voor je overloopt van enthousiasme zijn er wel een paar dingen die je moet weten.

In principe zijn er drie verschillende niveaus waarop je een personal assistant in kunt huren:

De virtuele assistent

Als je starter bent, kun je het beste een assistent inhuren die jou alleen online bijstaat. Dit is meteen ook de goedkoopste optie, omdat je gewoon mensen in kunt huren uit verafgelegen landen als India en de Filippijnen. Hier ligt het loon natuurlijk een stuk lager en drie dollar per uur is echt geen uitzondering.

Je kunt er ook voor kiezen om een online assistent uit je eigen land te kiezen. Houd er in dat geval wel rekening mee dat het uurloon minimaal rond de acht euro ligt en op kan lopen tot zo’n veertig euro (afhangend van de opleiding en ervaring van je assistent). Verderop in dit artikel vind je meer informatie over online medewerkers.

De lokale assistent

Als je meer hebt aan iemand die fysieke klusjes voor je opknapt, kun je beter iemand inhuren die in de buurt woont. Denk hierbij aan klusjes als boodschappen doen, je was naar de stomerij brengen, et cetera.

Een student op zoek naar een extraatje zou hier ideaal voor zijn. Plaats advertenties in lokale universiteiten, op marktplaats, in de supermarkt of vraag aan mensen in je omgeving of ze iemand kennen.

Het grote voordeel van deze assistentie is dat het heel goedkoop uit kan pakken en je veel tijd bespaart. Iemand die helemaal naar je huis of kantoor komt, kan immers veel meer voor je betekenen dan een assistent met wie je alleen virtueel contact hebt. Daarnaast hoef je niet moeilijk te doen met communiceren over de telefoon of via e-mail, maar kun je gewoon rechtstreeks met ze praten.

Dit type assistent kost je zo’n acht tot vijftien euro per uur en gemiddeld zijn ze zo’n tien tot twintig uur per week beschikbaar. Per week zit je daardoor al snel op tachtig tot driehonderd euro, afhangend van je persoonlijke situatie.

Hier heb je dus alleen iets aan als je je dit kunt veroorloven en zelf over een aanzienlijk hoger uurloon beschikt. Maar als je bijvoorbeeld vijftig euro per uur verdient, is het geen gek idee om een student in te huren die je voor een tientje per uur bijstaat en je veel tijd bespaart.

De fulltime assistent

De laatste optie is het inhuren van een fulltime personal/executive assistant die jou op hoog niveau met allerlei zaken ondersteunt. Dit is de allerduurste optie en waarschijnlijk alleen lucratief als je zeker twee ton of meer per jaar verdient - en liefst nog meer, als je echt alle kosten eruit wilt halen.

Denk daarnaast aan alle kopzorgen en bijkomende kosten die het inhuren van een fulltime assistent je gaat bezorgen. Daarom is deze laatste mogelijkheid iets wat alleen aan te raden valt in bijzondere situaties.

Werken met personal asisstants op afstand

Het is een aantrekkelijk vooruitzicht om voor drie dollar per uur een personal assistant te hebben. Het kan je veel tijd schelen zonder dat het je veel geld kost. Maar let er wel op dat er ook veel valkuilen zijn, want voor je het weet ben je erin gevallen!

Hoe vind je dus zonder frustraties een geweldige – en goedkope! – assistent? Helaas zijn hier geen snelle oplossingen voor. Het komt er meestal op neer dat je een groot aantal kandidaten moet gaan evalueren om iemand te vinden die goed genoeg is.

Selecteer een paar mensen die geschikt voor de job lijken en verzin daarna zelf een moeilijke test. Vervolgens neem je de test af en aan de hand van de resultaten kies je de beste uit.

Wat je ook kunt doen is een stuk of vier mensen gedurende een aantal weken voor je laten werken (bijvoorbeeld als ze allemaal even goed lijken). Na deze periode blijkt vanzelf wie van deze kandidaten het beste presteert en die neem je dan aan.

Wat je zeker in je test moet opnemen is hun kennis van de Engelse taal. Veel mensen in India en de Filippijnen spreken wel (een beetje) Engels, maar niet vloeiend. Het testen van hun Engels is een goede manier om achter hun opleidingsniveau en ervaring te komen, want vaak hangt dit nauw met elkaar samen.

Als je eenmaal een assistent op het oog hebt, kun je over de telefoon (of bijvoorbeeld via Skype) hun persoonlijkheid peilen en inschatten of je een goede werkrelatie met ze op kunt bouwen. Mocht je iemand zoeken die veel telefoontjes voor je pleegt, dan is het handig om er rekening mee te houden dat je iemand uitzoekt die beschikbaar is tijdens Nederlandse kantooruren. Controleer ook meteen of hun manieren telefonisch door de beugel kunnen!

Vergeet niet om ze eenvoudige maar voor jou zeer relevante vragen te stellen! Enkele voorbeelden:

• Wat zijn je plannen voor volgend jaar?
• Hoe lang ben je van plan dit soort werk te gaan doen?
• Hoe is je thuissituatie?
• Beschik je over een eigen werkplek?

Zoek naar een assistent van wie jij denkt dat hij/zij in staat is om zich voor een langere periode aan de door jou geboden baan te wijden. Je wilt immers niet iedere zoveel maanden weer die hele selectieprocedure opzetten, of wel?

Check ook de internetsnelheid van potentiële assistenten. Als hun internet trager dan 500 kbps is, kunnen ze bijvoorbeeld niet op fatsoenlijke wijze via internet bellen en kun je programma’s als Skype dus wel vergeten.

Maar waar vind je die personal assistants? Er zijn een heleboel sites waarop je kunt adverteren, maar het grootste aanbod vind je bij Odesk, Guru of de Indiase en Filippijnse Craiglist.

Het kost misschien even wat moeite om de perfecte assistent online te vinden, maar uiteindelijk is het je tijd dubbel en dwars waard!