In de onderstaande video zie je hoe dit werkt:

Klik hier om de embedded video te bekijken.

Hiermee zet je extra druk op de ketel door een harde deadline af te spreken of door een aparte tijdbewaker aan te stellen. Je moet het werk dus binnen een bepaalde tijd af hebben en de kwaliteit van het werk mag hierbij minder hoog in het vaandel staan.

Vooral voor perfectionistische mensen en mensen met uitstelgedrag is dit een uitkomst. Je moet voor de grap eens opletten hoe slagvaardig mensen kunnen zijn als er druk op de ketel staat!

Natuurlijk kan het niet zo zijn dat timeboxing de normaalste zaak van de wereld wordt. Je moet ook de kwaliteit van je werk in de gaten houden.

Ook zijn er van die dingen die altijd meer tijd van je vergen dan je had gedacht. Voorbeeld van deze zaken zijn:

• Het bijhouden van contacten op Twitter, Hyves, Facebook, MySpace, LinkedIn.
• Het nieuws lezen
• Mailtjes beantwoorden
• YouTube volgen
• Presentatie voorbereiden (zoeken van plaatjes)
• Informatie verzamelen

Dit zijn echte tijdverslinders. Stel een bepaalde tijd in op het alarm van je mobiel of wekker en stop daarna.

Een goede nachtrust

Het belangrijkste onderwerp voordat je bij timeboxing komt is, misschien nog wel steeds de basis: slapen. Slapen is zo ontzettend belangrijk. Elke persoon heeft een bepaalde hoeveelheid slaap nodig die kan variëren van zes tot tien uur.

Vooral de kwaliteit van de slaap is erg belangrijk. Slaap bijvoorbeeld wanneer het ook echt donker is, dan komt je lichaam meer tot rust. De uurtjes voor twaalf uur tellen daarbij dubbel.

Kom je moeilijk in slaap? Doe dan geen actieve dingen meer een half uur voor het slapen gaan en ga bijvoorbeeld niet meer achter de pc zitten of televisie kijken.

Veel succes!

Als je taken niet opschrijft, vergeet je ze waarschijnlijk of denk je er op het verkeerde moment aan (het is wat vervelend als je op het punt staat om naar bed te gaan en je je dan pas realiseert dat je je baas vandaag iets belangrijks had moeten vertellen!).

Het probleem is alleen dat één simpele to-do-list vaak niet genoeg is om alles wat er speelt vast te leggen. Als jij een druk baasje bent dat dagelijks te maken heeft met complexe en wisselende taken en prioriteiten, dan heb je een wat geavanceerder systeem nodig dan alleen een to-do-list.

Als je werkt met één lijstje, zul je merken dat sommige onderwerpen er niet echt op thuishoren. Je moet ze in de gaten houden, maar het zijn geen dingen die je op dat moment kunt uitvoeren.

Op een gegeven ogenblik zit je in je maag met een hoop verschillende dingen: zaken die wachten op iemand anders, klussen waar je momenteel geen tijd voor hebt en ook grotere projecten die een hoop taken met zich meebrengen.

Belangrijk is om aparte lijsten op te stellen, omdat je geest moeite heeft met een mix van verschillende soorten zaken.

Hieronder staan lijsten die je voor jezelf kunt opstellen om effectief om te gaan met je tijd:

• Een dagelijkse prioriteitenlijst. Hierop vermeld je een beperkt aantal (minder dan acht) dagelijkse prioriteiten.
• Een algemene to-do-list. Splits die lijst in belangrijke en minder belangrijke taken als er een hoop onderwerpen op staan.
• Een ‘Wachtstand’-lijst. Je kunt dit ook een ‘Misschien eens’-lijst noemen. Zet daar zaken op die je niet nu wilt doen maar ergens in de toekomst. Je kunt deze lijst eventueel ook splitsen in een ‘Korte termijn wachtstand’- en een ‘Misschien eens’-lijst. Op het eerste lijstje staan dan klussen die je binnen de komende weken wilt doen. Op de andere lijst neem je onderwerpen op die wel moeten gebeuren, maar niet per se op korte termijn.
• Een ‘Afwachten’- lijst. Dit is een lijst met zaken waarvoor je afhankelijk bent van de actie van anderen.
• Een lijstje met doelen. Hierop vermeld je de middellange en lange termijndoelen die je wilt bereiken in je leven. Het formuleren van doelen is een belangrijk proces en is iets dat je beslist moet doen als dat nog niet gebeurd is.
• Projecten en actiestappen. Leg hierop de onderwerpen vast die bestaan uit meerdere actiestappen. Bij een project is het uitwerken van de opeenvolgende actiestappen cruciaal voor de voortgang.

Dit zijn de belangrijkste lijsten die je kunt samenstellen als je je productiviteit wilt verhogen. Je moet elk van deze overzichten ten minste één keer per week doornemen.

Daarnaast zijn er nog andere lijstjes die nuttig zijn om te maken:

• Een vergaderlijst. Maak als voorbereiding voor een vergadering een lijst van onderwerpen waarvan je denkt dat ze relevant zijn.
• Een lijst van bespreekpunten. Als je regelmatig contact hebt met een bepaald persoon, bijvoorbeeld je baas, is het handig om een lijst maken van onderwerpen die je met hem wilt doornemen. Alles wat je belangrijk vindt, komt dan ook werkelijk aan bod.
• Een lijst van te kopen boeken, films die je moet bekijken of gelijksoortige zaken.
• Boodschappenlijstjes.
• Een telefoonlijst. Die komt van pas als je tijdens het autorijden gelegenheid hebt voor het plegen van telefoontjes (uiteraard doe je dat met behulp van een handsfree set!).
• Een to-do-list voor specifieke situaties. In deze lijst vermeld je acties die je alleen op een bepaalde plaats kunt uitvoeren, zoals achter je computer, in de supermarkt, thuis, enzovoorts. Een voordeel hiervan is dat je precies weet wat relevant is voor die specifieke locatie.

Het is overigens niet de bedoeling dat je een dwangmatige lijstjesmaker wordt, dus doe alles met mate! Dit soort overzichten levert je grote voordelen op. Ten eerste helpt het om zaken uit je hoofd en op papier te krijgen. Dan kun je die taken uitvoeren als je daar tijd voor hebt.

Bovendien wordt het gemakkelijker om actie te ondernemen, doordat je altijd het juiste lijstje bij de hand hebt.

Daarnaast is het erg belangrijk om de verschillende soorten onderwerpen te scheiden. Je kunt efficiënter met je taken omgaan als je ze hebt opgenomen in gerelateerde groepen.

Je werkt georganiseerder en effectiever als je deze gewoonte hebt opgepakt. Een heel belangrijk voordeel is dat je relaxter je werk kunt doen. Je hoeft je dan geen zorgen te maken over wat je moet doen, omdat dit allemaal al op papier staat.

Hierdoor komt mentale energie vrij die je kunt gebruiken voor meer creatieve en interessante taken dan het onthouden van je taken. De kans om dingen te vergeten wordt ook kleiner.

Als je een goed beeld hebt van je verplichtingen, kan dat je carrière of onderneming alleen maar ten goede komen.

Voor sommigen komt dit misschien als een schok, maar het geheim van een grote productiviteit en van succes in het leven is niet te vinden in alleen maar hard werken. In plaats daarvan draait het om ‘slim’ werken en focussen op topprioriteiten.

Wat betekent het om slimmer te werken en je leven te vereenvoudigen?

Durf NEE te zeggen

Eén van de belangrijkste dingen om te leren is NEE zeggen. Zie dit niet als een zwakte of een teken dat je niet alles in je werk stopt. Zeg vriendelijk tegen je collega’s dat je ze graag zou helpen, maar dat je een volle agenda hebt. Vertel ze dat je niet in staat bent om de deadline te halen en dat ze beter iemand anders kunnen vragen om de klus af te ronden.

Als het verzoek van je baas komt, speel dan de bal terug en vraag hem welke taak prioriteit moet krijgen. Informeer je collega’s dat je over een paar dagen een minder strak schema hebt en dat je hun dan graag van dienst bent.

Waar het eigenlijk op neerkomt is dat je assertief moet zijn om gerespecteerd te worden op je werkplek. Als je te veel hooi op je vork neemt, gaat je werk daar onherroepelijk onder lijden.

Focus op je belangrijkste taken

Je kunt je leven vereenvoudigen door in te zoomen op de dingen die werkelijk van belang zijn en door al het andere te laten voor wat het is. Zitten er bepaalde activiteiten in je werkpakket die je eigenlijk niet hoeft te doen, maar die je uit gewoonte of uit traditie uitvoert? Kun jij ‘nee’ zeggen tegen deze activiteiten of ze delegeren aan iemand anders?

Neem genoeg pauzes

Slim werken heeft ook te maken met het nemen van pauzes op het juiste moment van de dag. Na anderhalf of twee uur onafgebroken werk, kun je jezelf niet meer goed concentreren. Zes uur achter elkaar zonder pauze doorbrengen achter je computer mag dan misschien heldhaftig klinken, maar het is niet echt effectief.

Het is belangrijk dat je gedurende de dag regelmatig pauzes inlast. Je concentratie gaat omhoog als je elk anderhalf uur even opstaat om je te strekken of om een kleine oefening te doen. Een aantal keren achter elkaar diep ademhalen is ook een heel simpele manier om je stresslevel te verlagen.

Zorg ervoor dat je pauzes ook echt pauzes zijn. Als je half en half blijft doorwerken gedurende een onderbreking, zal dat niet hetzelfde positieve effect hebben op je productiviteit.

Laat taken liggen

Als je rust wilt brengen in je werk, is het cruciaal om je te realiseren dat je niet alles gedaan hoeft te krijgen. Als jij een drukbezet persoon bent met een heleboel conflicterende prioriteiten, moet je ermee leren leven dat een groot aantal klussen simpelweg blijft liggen.

Maak je niet druk dat er nog veel te doen valt en relax. Kies je topprioriteiten zorgvuldig en richt je op het bereiken daarvan. Hoe meer en hoe beter je leert leven met het feit dat je niet alles kunt doen, hoe gelukkiger je zult zijn.

Waarschijnlijk ben je zelfs minder effectief bezig als je probeert alles op tijd af te krijgen. Je concentreert je dan namelijk op zaken die eigenlijk geen topprioriteiten voor je zijn.

Misschien staan er wel honderd punten op je to-do-list, maar je hoeft ze niet allemaal te doen. Denk in plaats daarvan: ‘Wat is momenteel de meest productieve taak om aan te werken?’ en richt je dan alleen op die klus. Verzoen je ermee dat je niet alles kunt doen in je leven.

Reserveer tijd voor jezelf

Een ander manier om je leven te vereenvoudigen en je stresslevel omlaag te brengen is om elke dag wat tijd te reserveren voor jezelf. Door de hedendaagse technologie zijn we 24/7 bereikbaar, maar het is belangrijk om wat tijd apart te houden om je geest te verfrissen en om te relaxen. Doe een wandeling en laat je mobieltje thuis liggen!

Wees niet te perfectionistisch

Het is niet gezond om naar perfectie te streven in alles wat je doet. Dat is gewoon niet mogelijk en het kan je stresslevel behoorlijk verhogen. Raak niet verwikkeld in een klus die ‘niet helemaal perfect is’. Meestal is het effectiever om de taak in een afgeronde, maar imperfecte staat te laten en door te gaan naar het volgende punt op de lijst.

Hieronder staan een aantal vragen die je jezelf kunt stellen om je leven te vereenvoudigen en tegelijk effectiever te zijn:

• Welke activiteit met lage prioriteit in mijn zakelijke en persoonlijke leven kan ik elimineren?
• Hoe kan ik rustig blijven, zelfs als er een boel actiepunten op mijn to-do-list staan?
• Tegen welke dingen in mijn leven moet ik NEE zeggen?

Wat scheelt er dan aan? Ben jij misschien iemand die dingen uitstelt of die lui is? Waarschijnlijk is dat niet het echte probleem.

De meeste mensen zijn tot op zekere hoogte lui, maar dan in de goede betekenis van het woord. Ze doen dingen op een efficiënte manier en met zo weinig mogelijk inspanning. Dat is geen slechte zaak, maar waar zit dan de echte narigheid?

Het grootste probleem is vaak dat je to-do-list die naam eigenlijk niet verdient. Loop je lijst eens door en kijk goed naar de onderdelen. Kun je direct zien wat je eerstvolgende actiepunt is? Als dat niet direct duidelijk is, heb je misschien een to-do-list die eigenlijk geen to-do-list is. In de meeste lijstjes kom je een mix van verschillende elementen tegen:

• To-do’s (actiepunten). Dit zijn punten die meteen duidelijk maken wat er moet gebeuren. Voorbeelden: Bob bellen over de herziening van het boekhoudsysteem; vijf ideeën bedenken om de cash-flow van mijn bedrijf te verbeteren; mail sturen naar mijn topklanten om ze te bedanken voor hun loyaliteit; kleren naar de stomerij brengen.
• Projecten. Hierbij heb je te maken met meerdere stappen. Soms weet je precies welke acties je moet nemen, maar soms heb je geen idee wat alle actiepunten zijn. Een voorbeeld van een project zou kunnen zijn: neem een nieuwe assistent aan.
• Andere klussen. Alle andere zaken waar je wat aan moet doen, maar waarvan je nog niet precies weet hoe je ze moet aanpakken. Je hebt nog geen exact plaatje in je hoofd.

Je hebt een groot probleem als er dingen op je lijst staan die geen echte to-do’s zijn. Als je niet weet wat je met die actiepunten aan moet, wordt het te moeilijk om de boel uit te zoeken. Je haalt er dan alleen de eenvoudige klussen uit en slaat de dingen over waar je onzeker over bent.

Dit vermindert je effectiviteit, omdat er dan misschien zaken blijven liggen die belangrijk zijn. Zoek eerst goed uit wat er moet gebeuren, voordat je dingen doorschuift naar later.

In theorie zou je ervan uit kunnen gaan dat je pas uitzoekt wat er moet gebeuren als je aan het betreffende onderwerp toekomt. Dat is gevaarlijk, want daardoor stel je het nadenken over die klus uit en dat betekent al gauw dat je de taak zelf ook naar achteren schuift.

Zorg ervoor dat je alleen maar dingen op je to-do-list zet die duidelijk aangeven welke actie je moet nemen. Kijk naar alle punten op de lijst en vraag jezelf af:

• Weet ik, zonder erbij na te denken, wat er moet gebeuren met dit onderwerp?
• Weet ik wat het gewenste resultaat is?
• Kan ik deze taak in minder dan acht uur uitvoeren? Als dat niet het geval is, verdeel de klus dan in kleinere stukken. Zoek uit welke tijdsduur het beste voor jou werkt.
• Is deze to-do een duidelijk omschreven actie? ‘Contact opnemen met Mary over verkoopcijfers’ is niet zo specifiek als ‘bel tien minuten met Mary op 012-3456789 over het afronden van de verkoopcijfers.’ Het lijken misschien peanuts, maar ‘bellen’ in plaats van ‘contact opnemen’ maakt het psychologisch gemakkelijker om de taak uit te voeren. Als je ook nog eens het telefoonnummer opneemt in je to-do, kun je sneller in actie komen. Soms bestaat je taak simpelweg uit het nadenken over een klus of over het bedenken van ideeën voor de volgende stap. Je kunt opschrijven: denk na over wat er moet gebeuren met X. Beter is om een waarneembare actie op te schrijven als ‘bedenk en noteer vijf ideeën over wat er moet gebeuren met X’.In wezen is dat hetzelfde, maar de toevoeging zorgt ervoor dat je weet wanneer de taak klaar is. Probeer waar dat kan een actiepunt zoveel mogelijk te specificeren, want dat maakt het moeilijker om de taak te laten liggen.
• Is dit de eerstvolgende taak die ik moet oppakken? Soms is er iets anders dat je eerst moet doen voordat je dit punt kunt afhandelen. Noteer dan wat er als eerste moet gebeuren. Een van de taken op je lijst is bijvoorbeeld ‘bel Bob over het nieuwe voorstel’, maar je beschikt niet over het telefoonnummer van Bob. Je moet Suzanne bellen om achter Bobs nummer te komen.
  Het volgende actiepunt wordt dan: 'bel Suzy om Bobs nummer te vragen'. Dat ziet er simpel uit en zou je in principe pas op het laatste ogenblik kunnen bedenken. Maar in de praktijk komt het vaak voor dat actiepunten uitgesteld worden als de voorgaande stap niet precies omschreven is.
• Kan ik het onderwerp in kleinere delen splitsen? Als de taak op je to-do-list te groot is, bedenk dan wat de eerste actie is die je moet nemen en zet die in je lijst. Misschien heb je als actiepunt genoteerd ‘mijn nieuwe boek schrijven.’
  Eigenlijk is dit een project dat bestaat uit meerdere onderdelen. De eerste stap kan dan zijn ‘stel een lijst van hoofdstukken samen’ of ‘zoek referentiemateriaal in de bibliotheek.’ Het moet iets kleins zijn dat je kunt afhandelen in minder dan acht uur of mogelijk zelfs maar in dertig minuten.
• Gaat het om een echte to-do of is het iets waar je op moet wachten? Sommige actiepunten blijven op je lijstje staan omdat je op iemand anders moet wachten. Het is gevaarlijk om dit soort taken op je to-do-list te zetten. Je geest verstart door een lijst waar allemaal dingen op staan die je niet direct kunt uitvoeren.
• Wil ik die klus werkelijk doen? Soms blijft een punt lang op de lijst staan zonder dat er iets mee gebeurt. Misschien heeft dat onderwerp op dit moment niet voldoende prioriteit en kom je er later pas aan toe. Houd dat punt dan niet aan, maar verhuis het naar een ‘Wachtstand’- of ‘Later doen’-lijstje.

Op je to-do-list mogen eigenlijk alleen maar dingen voorkomen die je NU kunt doen. Geen onderwerpen waarop je wacht of die je in de toekomst pas wilt doen. Voor dat soort zaken moet je afzonderlijke lijsten maken.

Je voelt je veel beter als je uiteindelijk een to-do-list hebt samengesteld waar alleen maar dingen op voorkomen die je direct kunt uitvoeren en waaraan je precies kunt zien welk actiepunt als eerste aan de beurt is.

Het is veel uitdagender als je de lijst doorneemt en bij elk onderdeel kunt zeggen: Ja, dat gaat lukken. Op de een of andere manier lijkt het allemaal niet moeilijk meer. Het kost minder stress en er komt veel meer uit je handen.

Dit is misschien even een verrassing, maar het is eigenlijk een veelgemaakte vergissing bij time management. In plaats van je complete to-do-list af te werken, is het juist cruciaal om een lijstje op te stellen met topprioriteiten.

Bedenk aan het eind van iedere dag wat er voor de volgende dag op moeten komen te staan (niet meer dan zes tot acht items). Het is veel beter als je deze lijst aanhoudt.

Werk aan de eerste taak tot hij voltooid is en gooi je dan op taak nummer twee.

Houd je to-do-list altijd gescheiden van deze prioriteitenlijst en begin pas met werken aan je to-do-list als je alle items op je prioriteitenlijstje afgehandeld hebt. Gebruik je to-do-list ook als hulpmiddel om jezelf eraan te herinneren wat je – misschien! – op je prioriteitenlijstje wilt zetten.

De hele dag door je e-mail checken

Het probleem met mail checken is dat het je telkens weer uit je concentratie haalt. Elke keer dat je jezelf onderbreekt, verlies je momentum en focus. Check daarom je e-mail hooguit een tot drie keer per dag in blokken van zo’n twintig tot dertig minuten. Zo kun je de rest van je tijd ongestoord besteden aan belangrijkere dingen.

Afgeleid worden door elementen op je computer

Denk hierbij aan storende pop-ups zoals het binnenkomen van e-mails. Zet deze meldingen zoveel mogelijk uit!

Multitasken: te veel dingen tegelijk doen en ze allemaal maar half afmaken

Het spreekt voor zich dat dit veel minder effectief is dan één taak tegelijk te doen. Zorg dat je een bezigheid eerst afrondt voor je doorgaat naar de volgende activiteit. Iedere keer dat je van taak wisselt, ben je uit je ritme. Probeer je vijftig minuten tot twee uur achter elkaar ergens op te concentreren.

Multitasken is alleen oké bij makkelijke bezigheden zoals tegelijkertijd autorijden en luisteren naar een educatief audioprogramma. Maar alle activiteiten waarbij je dieper na moet denken, kun je beter één voor één afhandelen. Het grote probleem is namelijk dat je met multitasken veel taken onafgerond laat en dus ineffectief bezig bent.

In een omgeving werken die vatbaar is voor onderbrekingen

Onderbroken worden door andere mensen, telefoontjes... Je verspilt enorm veel tijd als anderen continu binnendruppelen en je afleiden. Je gedachtegang en momentum worden steeds onderbroken en je kunt je niet op je prioriteiten concentreren.

Je dag beginnen met het checken van e-mail

Dit leidt je alleen maar ongelooflijk af en zorgt voor een langzame start van de dag. Je kunt beter de dag beginnen met een van de topprioriteiten op je to-do-list.

E-mails in je inbox laten staan

Als je dit doet, kun je er gif op innemen dat je dezelfde e-mail vijf keer leest voor je er wat mee doet. Laat je inbox niet de plek van je to-do-list overnemen! Probeer zoveel mogelijk alle binnenkomende e-mails direct af te handelen. Gooi ze weg, archiveer ze, besteed ze uit of ga er zelf mee aan de slag.

Als je niet direct actie kunt ondernemen, plaats het mailtje dan in het archief en zet hem op je to-do-list. Door je inbox overzichtelijk te houden, blijft ook je geest helder en gefocust.

Zet systemen en procedures op

Er zijn waarschijnlijk talloze dingen op je werk die je iedere dag of week uit moet voeren, maar die net zo goed automatisch afgehandeld kunnen worden. Op het persoonlijke vlak kun je bijvoorbeeld je rekeningen iedere maand automatisch af laten schrijven. Op kantoor kan het iets simpels zijn als het storten van de salarissen.

Door een lange vakantie te nemen, dwing je jezelf om allerlei dingen op te zetten die zoveel mogelijk van je verplichtingen automatiseren. Op die manier krijg je zelf meer tijd om je met belangrijkere zaken bezig te houden of die welverdiende pauze in te lassen.

Wees NIET onvervangbaar

Veel mensen proberen zichzelf onmisbaar te maken op kantoor omdat ze anders bang zijn om hun baan (ooit) kwijt te raken. Hoewel je hiermee waarschijnlijk wel je beoogde doel bereikt, gooi je daardoor wel je eigen glazen in als het gaat om het verhogen van je productiviteit of het bereiken van een hoger succesniveau.

Het is misschien moeilijk voor te stellen, maar jezelf een onmisbare steunpilaar in een werkteam maken kan nadelig zijn voor je persoonlijke ontwikkeling. Onmisbaarheid en immobiliteit gaan namelijk hand in hand: door onvervangbaar te zijn op één terrein, wordt het ineens onwenselijk om jou naar een ander terrein te verplaatsen (zelfs als die stap logischer is).

De meest succesvolle managers zoeken altijd naar manieren om hun werklast naar anderen over te hevelen, zodat zij zelf meer vrijheid krijgen voor de echt belangrijke dingen, bijvoorbeeld het analyseren van het grote plaatje. Als je vergelijkbare successen wilt boeken, zul je dus manieren moeten vinden om je werk te delegeren. Automatisering is een belangrijk onderdeel binnen dit proces.

Naast professionele stagnatie heeft onmisbaar zijn nog een ander nadeel: je kunt die twee maanden lange break wel op je buik schrijven!

Sla onbelangrijke zaken over

Als je weg bent, ben je ook echt weg. Stop dus ook met het checken van je e-mail! Het is heel belangrijk dat je tijdens die vakantie van twee maanden echt weg bent van alles. Achteraf verbaas je je er misschien over dat het meestal niet eens nodig was om je mails te checken.

Het is heel makkelijk om op te gaan in allerlei tijdrovende klusjes. Deze klusjes kunnen je soms vreselijk lang bezighouden, maar zijn van weinig waarde en eigenlijk niet noodzakelijk. Een langdurige vakantie helpt je om beter de belangrijke taken te scheiden van klusjes die je wel steeds bezighouden, maar eigenlijk vrij onbelangrijk zijn.

Het juiste team op de juiste plek

Een cruciaal punt van time management is het hebben van een perfect team dat voor je werkt. Alleen dan ben je in staat om flexibel met je tijd en aandacht om te gaan. Een lange vakantie dwingt je om zo’n team samen te stellen.

Regel een vervanger

Je bedrijf is erg kwetsbaar als er geen vervanger voor je beschikbaar is. Door vakantie te nemen, dwing je jezelf om een tijdelijke vervanger te zoeken.

Ontspanning en creatieve innovatie

Creatieve mensen krijgen vaak de beste ingevingen tijdens een onderbreking van hun werk. Een vakantie kan je daarom helpen om nieuwe ideeën op te doen. Je komt terug als een nieuw mens en staat te springen om weer aan de slag te gaan.

Maar wat als je echt van je werk geniet en helemaal niet zit te wachten op een verlengde vakantie?

Als je iets doet wat je helemaal geweldig vindt, mag je jezelf gelukkig prijzen. Houd in dat geval wel de tips en adviezen uit dit artikel in je achterhoofd, want (nog) effectiever werken is nooit verkeerd!

Maar hoe pak je dat aan? Laten we eerst eens kijken naar de belangrijkste manieren waarop je communiceert - en  wat je kunt doen om ze stuk voor stuk te verbeteren.

E-mails

• Schrijf altijd korte e-mails en zorg dat ze to-the-point zijn.
• E-mail kun je het beste gebruiken voor korte berichten waarbij het niet nodig is dat er al te veel heen en weer gecorrespondeerd wordt. Ook ingewikkelde zaken en emotionele kwesties horen hier niet thuis. Als iets erg complex is om uit te leggen of als er emoties bij komen kijken, kun je beter de telefoon pakken.
• Check niet continu of je nieuwe e-mails binnen hebt. Beperk het aantal keer dat je je mail checkt tot niet meer dan twee tot vier keer per dag.
• Verwerk alle e-mails als je je mail checkt. Zorg ervoor dat er niets meer in je inbox achterblijft als je hier klaar mee bent.
• Neem alle mailtjes maar één keer onder handen - en wel de eerste keer dat je ze leest! Verwijder ze, zet ze in je archief, beantwoord ze of delegeer ze. Van het leegruimen van je inbox krijg je een ontspannen en bevrijdend gevoel, dus probeer je hieraan te houden. Mocht er een echt belangrijke e-mail tussen zitten die wat tijd nodig heeft om afgehandeld te worden, kun je hem bij uitzondering op je to-do-list zetten.
• Gebruik je inbox niet als je to-do-list. Dit wordt vrij vaak gedaan, maar het is erg ineffectief.
• Volg een typecursus om je typevaardigheden te verbeteren (en dus sneller mailtjes te schrijven!).

Instant messengers (MSN, Skype, Yahoo, enz.)

• Deze programma’s kunnen echte productiviteitskillers zijn, omdat ze meestal speciaal zijn opgezet om jou te storen. Iedereen kan jou op elk gewenst moment aanspreken. Probeer dus zo min mogelijk tijd op ze door te brengen - gebruik ze bijvoorbeeld alleen in bepaalde tijdsblokken in plaats van de hele dag door.
• Als je een gesprek voert waarbij er meer dan tien keer over en weer is gechat, kom je in de onproductieve zone terecht. Op dit punt was het waarschijnlijk sneller geweest als je de telefoon gepakt had.
• Zet alle geluiden en pop-ups uit die deze programma’s produceren als een nieuwe contactpersoon zich aanmeldt of iemand je een berichtje stuurt. Deze geluiden leiden je gegarandeerd van je huidige taak af.

Telefoongesprekken

Er zijn meerdere redenen waarom telefoontjes plegen erg ineffectief kan zijn. Allereerst gebeurt het vaak dat je iemand niet te pakken krijgt en iemands voicemail inspreekt. Als je later teruggebeld wordt, ben jij er misschien weer niet en moet jouw voicemail weer ingesproken worden - en ga zo maar door.

Daarnaast is het erg lastig om telefoongesprekken kort te houden. Je zit al snel (veel) langer met iemand aan de telefoon dan de tijd die het je gekost zou hebben om een e-mail erover te lezen.

Maar er zijn natuurlijk zaken die alleen maar over de telefoon of tijdens een persoonlijke ontmoeting besproken kunnen worden. Denk hierbij aan complexe kwesties waarbij je gesprekspartner en jij veel van beurt moeten wisselen bij het spreken. Ook emotioneel gevoelige kwesties kunnen beter over de telefoon afgehandeld worden.

Als je hier afstandelijke communicatiemiddelen (zoals e-mail) voor gebruikt, krijg je vaak al snel te maken met misverstanden en kunnen de gemoederen soms hoog oplopen!

Een paar bruikbare tips rondom telefoneren:

• Je hoeft niet altijd je telefoon op te nemen! Afhankelijk van het soort werk dat je doet, kun je je telefoon gewoon op de voicemail over laten gaan op momenten dat je net even druk bezig bent met iets.
• Het kan soms helpen om het telefoongesprek te openen met het doel ervan: ‘Ik bel even om te vragen…’ Zo houd je jezelf en je gesprekspartner gedurende het telefoongesprek bij de les en zul je minder snel afdwalen.
• Je kunt ook direct aan het begin van het gesprek zeggen: ‘Ik heb maar vijf minuten de tijd, dus ik moet wel zo gaan.’ Dit is vooral van toepassing als iemand anders jou heeft opgebeld. Door van tevoren al aan te geven dat je haast hebt, geef je jezelf de gelegenheid om op te hangen als het gesprek niet erg productief blijkt. Als het toch meevalt en het een zinvolle conversatie wordt, kun je de vijf minuten altijd nog verlengen.

Vergaderingen

Als je op je werk te maken hebt met een team dat veel over en weer moet communiceren, zijn bijeenkomsten een erg effectieve manier om hiermee om te gaan. Door wekelijks een vergadering in te plannen, voorkom je dat er doordeweeks telkens weer even kort overlegd wordt. Zo wordt iedere keer je hele team weer even onderbroken, wat bij elkaar opgeteld enorm tijdverspillend is.

Pak de meetings op de juiste manier aan en je vervangt al die ineffectieve vergaderingetjes van vijf minuten. Om dit zo goed mogelijk aan te pakken, is het handig als alle teamleden de week voor de vergadering zelf al een lijstje maken met alle punten die ze besproken willen hebben.

Richt je tijdens de vergadering zelf vooral op resultaten: wat is jullie doel? Welke stap moet als eerste genomen worden? Wie is verantwoordelijk?

Maak jezelf niet al te beschikbaar

Tot slot: als je zelf effectiever wilt zijn, kijk dan eens hoe de bestuursvoorzitters van de Fortune 500 het doen: wees niet altijd beschikbaar! Bewaar wat afstand tussen de buitenwereld en jezelf. Als je werk hier geschikt voor is, kun je iemand je telefoontjes laten beantwoorden en mensen laten “screenen” die een afspraak met je willen maken. Als dit niet mogelijk is, kun je overwegen het screengedeelte zelf onder handen te nemen.

Plan gedurende de dag verschillende tijdstippen in waarop je voor anderen beschikbaar bent en gebruik de overige tijdsblokken om ongestoord te kunnen werken.

Uit een studie van de universiteit van Glasgow blijkt dat 50% van de e-mailgebruikers hun inbox meer dan eens per uur checkt en dat 35% dat zelfs één keer per kwartier doet. Observatie laat zien dat mensen hun e-mails zelfs nog frequenter dan dat controleren!

Laten we daarom eens kijken naar een paar goede strategieën om dit en andere problemen aan te pakken en hoe je daarnaast je productiviteit aanzienlijk kunt verhogen.

Stimuleer je vrienden en collega’s om minder e-mails te sturen

Dit is erg belangrijk. Het is verschrikkelijk gemakkelijk om een e-mail te sturen. En het is nog gemakkelijker om een e-mail tegelijk naar tientallen tegelijk te verzenden. Elke mail die je krijgt, neemt een stukje van jouw tijd en aandacht in beslag.

Je MOET je vrienden en collega’s dus erin opvoeden dat ze je minder en compactere mails sturen. Een uitstekende manier hiervoor vind je hier.

Behandel je e-mails in blokken

Het checken van e-mails op meerdere tijdstippen van de dag is niet productief, omdat je daardoor je werkzaamheden moet onderbreken. Deze vorm van multitasking is ineffectief omdat het de voortgang eruit haalt en een soort internetschizofrenie creëert, waardoor je online van het ene naar het andere ding blijft springen.

Check in plaats daarvan je e-mails twee tot drie keer per dag. Loop dan van de meest recente naar de oudste e-mail door je berichten heen en handel ze per stuk volledig af.

Zorg dat je elke e-mail maar één keer ziet en kom er niet steeds op terug

Waarschijnlijk heb je ook wel eens dat je bij het lezen van een mail denkt: ‘Dat pak ik later wel op, maar niet nu.’ Op een later tijdstip kijk je er dan opnieuw naar en denk je: ‘Oh ja, dat doe ik later wel.’ De tijd die je kwijt bent met het steeds maar weer lezen van die mail en hem voor je uit schuiven gaat aardig aantikken.

Lees de e-mail daarom één keer door en besluit dan direct wat je ermee wilt doen. Handel hem definitief af, zodat je hem niet meerdere keren hoeft te lezen.

De beste manier om dit te bereiken is zorgen dat je altijd een lege inbox hebt. Bij dit proces lees je een e-mail, waarna je hem direct archiveert, verwijdert, behandelt of op je to-do-list zet, net zolang totdat je inbox helemaal leeg is.

Het werkt rustiger als je niet steeds aanloopt tegen een bende e-mails waar je momenteel geen tijd voor hebt en het voorkomt ook dat je die mails steeds opnieuw doorleest. Als je je mailbox gebruikt als een soort to-do-list heb je geen overzicht en is het moeilijk om prioriteiten aan brengen.

Als een mail vraagt om een snelle reactie, beantwoord hem dan ook onmiddellijk. Wacht niet af om er later op terug te komen. Neem direct actie als dat minder dan drie minuten van je tijd kost. Als de actie meer tijd in beslag neemt dan dat, kun je ervoor kiezen om hem alsnog direct af te handelen of hem op je to-do-list te zetten. Dit is afhankelijk van het belang van het actiepunt.

Korte e-mails

Zorg zoveel mogelijk dat je mails niet langer dan drie regels zijn. Kom direct to-the-point.

Blijf bij je onderwerp

Beantwoord een mail niet met een totaal ander onderwerp. Als het onderwerp ‘Re: Boekhoudbespreking’ is, maar de inhoud gaat over de Kerstreceptie, pas dan het onderwerp aan zodat het weergeeft wat er in de mail staat.

Elimineer spam

Dit is erg gemakkelijk. Gmail en andere webmailservices doen dit zeer effectief. Je kunt ook gebruikmaken van een service als Boxbe.

Filter je e-mails

Als je nieuwsbrieven en andere updates krijgt die je niet direct hoeft te lezen - maar dat eventueel wel later wilt doen - filter ze automatisch naar een ‘Later lezen’-folder. Lees ze wanneer je gelegenheid ertoe hebt en doe daar niet moeilijk over.

Maar zorg ervoor dat ze niet in je inbox terechtkomen waar ze constant blijven schreeuwen om aandacht, terwijl jij in je onderbewustzijn steeds moet roepen: ‘Niet nu, misschien later.’ Dit soort gedachten vergt veel van je aandacht en concentratie.

Check ‘s morgens niet als eerste je e-mails

Als je als eerste ‘s morgens je mails checkt en daarop antwoordt, reageer je eigenlijk onmiddellijk op de aanspraken die anderen op je tijd maken. Hierdoor kun je niet proactief kiezen waar jij zelf aan wilt werken. Werk op de allereerste plaats aan de voornaamste belangrijke klus die je die morgen wilt aanpakken.

Check geen e-mails op je mobiel

Hoewel het heel gebruikelijk is om e-mails te checken met behulp van een Blackberry of iPhone, is het niet verstandig. Denk er maar eens bij na hoe lang het duurt om een antwoord te sturen via deze gadgets in vergelijking met de snelheid van een PC. Invoer via een toetsenbord gaat beslist veel sneller. Als je je mails checkt via je mobiel, ben je geneigd om dat meerdere keren per dag te doen en dat vormt een onderbreking van datgene wat je aan het doen bent.

Je kunt afwijken van deze regel. De eerste uitzondering kan zijn dat je functie of baan het nodig maakt om alert te reageren op e-mails. In dat geval is het efficiënt om twee e-mailadressen te gebruiken: één voor urgente zaken en één voor al het andere. Op die manier kun je je spoedeisende mails onmiddellijk afhandelen en de andere op het moment dat jou dat het beste uitkomt.

Een andere uitzondering is als je bijvoorbeeld tijd over hebt in de trein en die tijd wilt vullen met het checken van e-mails. In dat geval is het niet zo’n slecht idee om daarvoor je mobiel te gebruiken.

Schrijf betere e-mails, waarin je anticipeert op reacties

Zorg ervoor dat je het doel van je mail helder weergeeft en probeer daarnaast ook te anticiperen op mogelijke vragen die anderen kunnen hebben.

Een voorbeeld van een slechte mail is: ‘Zullen we vergaderen over het X-rapport?’

In plaats daarvan kun je zeggen: ‘Heb je tijd om het X-rapport door te nemen? Als dat lukt: ik ben morgen beschikbaar om drie uur of vrijdag om twee uur. Laat me weten wat het beste uitkomt. Locatie: Starbucks op de Stationsstraat.’ Dit spaart een heleboel mailtjes over tijd en plaats van samenkomst uit.

Wees duidelijk over wat je verwacht van je tijd

De beste manier om met je tijd om te gaan is het stellen van doelen. Gebruik hiervoor de SMART-methode. De volgende time management tips helpen bij het effectief bereiken van je doelen en bij het nemen van time management beslissingen.

Leer het verschil te zien tussen urgent en belangrijk

Belangrijke taken zorgen ervoor dat jij je doelen haalt. Ze bepalen de voortgang en beloning op de langere termijn. Belangrijke taken zijn vaak niet urgent. Veel urgente taken echter zijn niet belangrijk.

Ken en respecteer je prioriteiten

Streef ernaar om de belangrijke dingen eerst te doen. Denk daarbij aan de 80/20-regel: 80% van de beloning wordt bereikt door 20% van de inspanning. Time management tips helpen je bij het schenken van meer aandacht en tijd aan die belangrijkste 20%.

Bereik je doelen door het inplannen van acties

Splits je doelen uit naar acties die gedaan moeten worden. De belangrijkste planningsactie is het planningsproces zelf. Het planningsproces zet je geest namelijk aan tot het bedenken van nieuwe, efficiënte oplossingen. Het zorgt ervoor dat je onderbewustzijn gaat zoeken naar kortere wegen. Daarnaast helpt een planning je bij het traceren van potentiële conflicten en risico’s, waardoor het aantal urgente taken beperkt blijft.

Planning helpt ook bij het omlaag brengen van de tijd die je besteedt aan standaard beheertaken. Hierdoor houd je meer tijd over voor zaken die je leuk vindt om te doen of die belangrijk zijn voor je succes op lange termijn.

Houd ook in gedachten dat plannen en de daarmee verbonden time management tips het beste werken als je je plannen regelmatig evalueert.

Plan tijd in voor je taken

Als er veel vervelende of minder belangrijke dingen in je hoofd rondspoken, raak je al gauw het spoor bijster. Onafgemaakte zaken kosten veel mentale energie zolang ze rondtollen in je geest.

In de meeste gevallen krijg je die zaken alleen maar uit je gedachten door ze uit te voeren of in te plannen. Als je klussen opneemt in een betrouwbaar planningssysteem, overtuig je je geest dat die taken op termijn worden afgehandeld.

Houd in de gaten hoe jij je tijd besteedt

Houd een time log bij gedurende bijvoorbeeld een week en ga dan analyseren waar je tijd gebleven is. Welk deel van je tijd heb je besteed aan urgente en aan belangrijke activiteiten? Aan welke mensen besteed je de meeste tijd? Waarschijnlijk sta je dan verbaasd over het resultaat en dat resultaat zie je nog scherper als je meer time management tips gebruikt.

Dit is ook een effectieve manier om na te gaan hoe goed time management tips en technieken voor jou werken en op welke punten aanpassingen nodig zijn.