Productiviteitsstrategieën voor e-mail

Ben jij verslingerd aan het checken van je e-mail?

Uit een studie van de universiteit van Glasgow blijkt dat 50% van de e-mailgebruikers hun inbox meer dan eens per uur checkt en dat 35% dat zelfs één keer per kwartier doet. Observatie laat zien dat mensen hun e-mails zelfs nog frequenter dan dat controleren!

Laten we daarom eens kijken naar een paar goede strategieën om dit en andere problemen aan te pakken en hoe je daarnaast je productiviteit aanzienlijk kunt verhogen.

Stimuleer je vrienden en collega’s om minder e-mails te sturen

Dit is erg belangrijk. Het is verschrikkelijk gemakkelijk om een e-mail te sturen. En het is nog gemakkelijker om een e-mail tegelijk naar tientallen tegelijk te verzenden. Elke mail die je krijgt, neemt een stukje van jouw tijd en aandacht in beslag.

Je MOET je vrienden en collega’s dus erin opvoeden dat ze je minder en compactere mails sturen. Een uitstekende manier hiervoor vind je hier.

Behandel je e-mails in blokken

Het checken van e-mails op meerdere tijdstippen van de dag is niet productief, omdat je daardoor je werkzaamheden moet onderbreken. Deze vorm van multitasking is ineffectief omdat het de voortgang eruit haalt en een soort internetschizofrenie creëert, waardoor je online van het ene naar het andere ding blijft springen.

Check in plaats daarvan je e-mails twee tot drie keer per dag. Loop dan van de meest recente naar de oudste e-mail door je berichten heen en handel ze per stuk volledig af.

Zorg dat je elke e-mail maar één keer ziet en kom er niet steeds op terug

Waarschijnlijk heb je ook wel eens dat je bij het lezen van een mail denkt: ‘Dat pak ik later wel op, maar niet nu.’ Op een later tijdstip kijk je er dan opnieuw naar en denk je: ‘Oh ja, dat doe ik later wel.’ De tijd die je kwijt bent met het steeds maar weer lezen van die mail en hem voor je uit schuiven gaat aardig aantikken.

Lees de e-mail daarom één keer door en besluit dan direct wat je ermee wilt doen. Handel hem definitief af, zodat je hem niet meerdere keren hoeft te lezen.

De beste manier om dit te bereiken is zorgen dat je altijd een lege inbox hebt. Bij dit proces lees je een e-mail, waarna je hem direct archiveert, verwijdert, behandelt of op je to-do-list zet, net zolang totdat je inbox helemaal leeg is.

Het werkt rustiger als je niet steeds aanloopt tegen een bende e-mails waar je momenteel geen tijd voor hebt en het voorkomt ook dat je die mails steeds opnieuw doorleest. Als je je mailbox gebruikt als een soort to-do-list heb je geen overzicht en is het moeilijk om prioriteiten aan brengen.

Als een mail vraagt om een snelle reactie, beantwoord hem dan ook onmiddellijk. Wacht niet af om er later op terug te komen. Neem direct actie als dat minder dan drie minuten van je tijd kost. Als de actie meer tijd in beslag neemt dan dat, kun je ervoor kiezen om hem alsnog direct af te handelen of hem op je to-do-list te zetten. Dit is afhankelijk van het belang van het actiepunt.

Korte e-mails

Zorg zoveel mogelijk dat je mails niet langer dan drie regels zijn. Kom direct to-the-point.

Blijf bij je onderwerp

Beantwoord een mail niet met een totaal ander onderwerp. Als het onderwerp ‘Re: Boekhoudbespreking’ is, maar de inhoud gaat over de Kerstreceptie, pas dan het onderwerp aan zodat het weergeeft wat er in de mail staat.

Elimineer spam

Dit is erg gemakkelijk. Gmail en andere webmailservices doen dit zeer effectief. Je kunt ook gebruikmaken van een service als Boxbe.

Filter je e-mails

Als je nieuwsbrieven en andere updates krijgt die je niet direct hoeft te lezen - maar dat eventueel wel later wilt doen - filter ze automatisch naar een ‘Later lezen’-folder. Lees ze wanneer je gelegenheid ertoe hebt en doe daar niet moeilijk over.

Maar zorg ervoor dat ze niet in je inbox terechtkomen waar ze constant blijven schreeuwen om aandacht, terwijl jij in je onderbewustzijn steeds moet roepen: ‘Niet nu, misschien later.’ Dit soort gedachten vergt veel van je aandacht en concentratie.

Check ‘s morgens niet als eerste je e-mails

Als je als eerste ‘s morgens je mails checkt en daarop antwoordt, reageer je eigenlijk onmiddellijk op de aanspraken die anderen op je tijd maken. Hierdoor kun je niet proactief kiezen waar jij zelf aan wilt werken. Werk op de allereerste plaats aan de voornaamste belangrijke klus die je die morgen wilt aanpakken.

Check geen e-mails op je mobiel

Hoewel het heel gebruikelijk is om e-mails te checken met behulp van een Blackberry of iPhone, is het niet verstandig. Denk er maar eens bij na hoe lang het duurt om een antwoord te sturen via deze gadgets in vergelijking met de snelheid van een PC. Invoer via een toetsenbord gaat beslist veel sneller. Als je je mails checkt via je mobiel, ben je geneigd om dat meerdere keren per dag te doen en dat vormt een onderbreking van datgene wat je aan het doen bent.

Je kunt afwijken van deze regel. De eerste uitzondering kan zijn dat je functie of baan het nodig maakt om alert te reageren op e-mails. In dat geval is het efficiënt om twee e-mailadressen te gebruiken: één voor urgente zaken en één voor al het andere. Op die manier kun je je spoedeisende mails onmiddellijk afhandelen en de andere op het moment dat jou dat het beste uitkomt.

Een andere uitzondering is als je bijvoorbeeld tijd over hebt in de trein en die tijd wilt vullen met het checken van e-mails. In dat geval is het niet zo’n slecht idee om daarvoor je mobiel te gebruiken.

Schrijf betere e-mails, waarin je anticipeert op reacties

Zorg ervoor dat je het doel van je mail helder weergeeft en probeer daarnaast ook te anticiperen op mogelijke vragen die anderen kunnen hebben.

Een voorbeeld van een slechte mail is: ‘Zullen we vergaderen over het X-rapport?’

In plaats daarvan kun je zeggen: ‘Heb je tijd om het X-rapport door te nemen? Als dat lukt: ik ben morgen beschikbaar om drie uur of vrijdag om twee uur. Laat me weten wat het beste uitkomt. Locatie: Starbucks op de Stationsstraat.’ Dit spaart een heleboel mailtjes over tijd en plaats van samenkomst uit.