Hoe kun je PDA-ellende vermijden?

Het gebruik van een Personal Digital Assistant (PDA) kan één van de rampzaligste dingen zijn voor je time management skills als je de boel niet goed in de gaten houdt.

Sommige mensen zullen nu waarschijnlijk al protesterend roepen: ‘Ik wil mijn iPhone niet kwijt’, of: ‘Ik houd van mijn Blackberry.’

Een PDA kan heel erg effectief zijn als je hem goed gebruikt. Als dat niet het geval is, gaat het echter een hoop tijd kosten.

Wat zijn problemen bij het gebruik van een PDA?

Het voornaamste probleem heeft te maken met het ontvangen van e-mails op je PDA.

E-mails kun je het beste als groep aanpakken. Als je af en toe een e-mail beantwoordt, ben je per dag zo’n dertig minuten van je tijd kwijt. Maar als je je PDA gebruikt voor het afhandelen van e-mails, heb je te maken met een langduriger proces.

Vergelijk alleen maar de snelheid van typen op je computer met typen op je PDA. Natuurlijk, als je de PDA regelmatig gebruikt kun je een redelijke snelheid bereiken. Je typt alleen veel sneller op het toetsenbord van een computer.

Die extra tijd gaat onherroepelijk meetellen.Als iedere e-mail je twee minuten extra kost, tikt dat fors aan. Voordat je het weet heb je meer dan drie tot vier uur extra werktijd per maand.

Als je je PDA gebruikt voor e-mail, krijg je vierentwintig uur per dag berichtjes binnen. Zakelijke berichten werken verstorend als je bijvoorbeeld een romantisch diner met je partner hebt. Je moet heel sterk in je schoenen staan om boodschappen op je PDA te negeren. De enige manier om te voorkomen dat je in je vrije tijd e-mails checkt, is zorgen dat je ze überhaupt niet binnenkrijgt.

Deze regel gaat niet op voor iedereen met een PDA. Als jij minder dan tien e-mails per dag binnenkrijgt, is het geen probleem om ze op je PDA te ontvangen. Als je een gespecialiseerde baan hebt waarin je niet zoveel gebruik maakt van een PC en je maar een paar e-mails ontvangt, is het gebruik van een PDA natuurlijk ook geen probleem. Een PDA is in dat geval productiever dan een computer.

Hoe gebruik je je PDA effectief?

Gebruik hem voor je agenda en voor je contacten. Synchroniseer die gegevens met je computer. PDA’s zijn erg effectief in dit geval.

Als je bepaalde e-mails wilt ontvangen via je PDA, kun je een specifiek e-mailadres gebruiken dat je alleen maar aanhoudt voor e-mails met hoge prioriteit. Als je een assistent hebt, kan die een e-mail naar je PDA sturen als het gaat om dingen die belangrijk zijn. Als je werkzaam bent in de verkoop kun je verkoopcijfers op je PDA ontvangen zodat je direct kunt reageren. Zorg er alleen voor dat je geen normale e-mails binnenkrijgt op je PDA.

Overige tips voor je PDA:

• Zet het geluid uit dat de ontvangst van nieuwe e-mailberichten aangeeft, want dat leidt ontzettend af. Als je je PDA alleen gebruikt voor belangrijke, tijdsgebonden zaken zoals nieuwe aanvragen van potentiële cliënten is het een andere zaak.
• Overweeg ook om de geluiden uit te zetten die de ontvangst van SMS’jes aankondigen. Dit is afhankelijk van de aard van de binnenkomende berichten.
• Zet je PDA uit tijdens pauzes of op momenten dat je bezig bent met belangrijke zaken.
• Gebruik je PDA om e-mails te beantwoorden in de trein of in de bus. Dan maak je effectief gebruik van tijd die anders verloren gaat. Het is in ieder geval beter dan meerdere keren per dag je mail te checken.
• Gebruik je PDA als waarschuwing voor afspraken. Stel een waarschuwingssignaal in op basis van de tijd die je nodig hebt om de vergadering voor te bereiden. Als je bijvoorbeeld een afspraak hebt die om vijf uur begint en de voorbereiding en reistijd kosten bij elkaar een uur, laat dan een waarschuwingssignaal afgaan om vier uur. Je hebt zo genoeg tijd om je voor te bereiden en je wordt er op het juiste ogenblik aan herinnerd.

Ben jij iemand die verslaafd is aan het checken van je e-mails op je PDA gedurende elk moment van de dag en merk je dat dat niet werkt voor jou? Dan is er eigenlijk maar één echte oplossing: zet je e-mailfunctie helemaal uit.

Er is geen standaardrecept voor het behandelen van e-mails. Bovenstaand artikel geeft je iets om over na te denken, zodat je zelf kunt bepalen op welke manier jij je PDA zo effectief mogelijk kunt gebruiken.