Time management en klantenservice?

Klantenservice is voor veel ondernemers de nummer één reden voor een tekort aan tijd. Dat komt meestal omdat ondernemers de hele dag hun outlook open hebben staan en er constant mee bezig zijn. Wanneer er niet automatisch een e-mail binnenkomt die ze afleidt dan drukken ze voor de zekerheid nog even op verzenden/ontvangen…

Maximaal 2 keer per dag

Zorg ervoor dat je maximaal twee keer per dag een rondje klantenservice doet. Open op dat moment je mailbox, beantwoord alle openstaande e-mails en sluit je mailbox weer af. Wanneer je twee keer per dag je mail beantwoord heb je naar maatstaven een absurd snelle klantenservice, je hoeft dus niet bang te zijn dat je te traag reageert.

Alleen lezen als je ook gaat antwoorden

Een klassieke fout als het gaat om productiviteit is om je e-mail wel te lezen maar er vervolgens geen antwoord op te geven. De e-mail heeft dan al je concentratie opgeslokt en wellicht energie van je gevergd.

Door de mail niet direct te beantwoord heb je simpelweg tijd verspilt en je focus verlegd. Wanneer je later die e-mail alsnog gaat beantwoorden kost het je nogmaals evenveel tijd en energie als dat je er al in hebt gestoken.

Beantwoord een e-mail dus direct en ga alleen e-mails lezen wanneer je van plan bent om ze ook direct te beantwoorden.

Overzicht is het halve werk

Klantenservice kan je ontzettend veel tijd kosten wanneer je geen overzicht hebt. Wanneer je e-mail op verschillende plekken in verschillende e-mailboxen staat dan heb je aan een paar e-mails al genoeg om het druk te hebben.

Zorg ervoor dat al je klantenservice centraal op 1 plek binnenkomt en dat je een goed overzicht hebt. Zorg dat aan het einde van de dag allen openstaande e-mails afgehandeld zijn en plaats vlaggetjes of iets dergelijks bij de e-mails die nog je aandacht behoeven.

Wanneer je overzicht hebt dan weet je ook wanneer je alles hebt afgehandeld en kun je met een gerust hart weer verder. Je loopt dan niet constant rond met het idee dat je misschien wel ergens een boze klant hebt.