Professionele communicatie en uitstraling

Communicatie en uitstraling zijn twee grote factoren binnen het internet ondernemen. Als jij alleen een website hebt zonder een foto er op, dan hoef je er alleen voor te zorgen dat die website er goed uit ziet. Maar als jij ook nog webseminars geeft en video’s maakt dan is dat een hele andere vorm van communicatie en uitstraling.

Laten we beginnen met een stukje professionele communicatie. Stel, je houdt een blog bij ergens op het internet en je krijgt steeds meer gasten. Dan is het wel fijn als jouw gasten gemakkelijk je blog kunnen lezen en niet steeds struikelen over spelfouten en een ongemakkelijke lay-out.

Je moet bijvoorbeeld letten op:

• Spel- en grammaticafouten. Het is nog steeds erg belangrijk om gebruik te maken van correct Nederlands. Het risico bestaat dat je anders niet serieus wordt genomen.
• Een goede structuur. Het is belangrijk om je teksten in kleinere blokken te verdelen (ongeveer 5 zinnen per blok) en daarbij kleine kopjes te maken.
• Dat je een heldere zinsopbouw gebruikt. Dit houdt in dat je geen ingewikkelde zinnen krijgt en dat je varieert met de zinslengte.
• Het juiste taalgebruik. Als je voor ‘u’ gaat of voor ‘je’, houd dan ook die stijl aan.
• Dat je tekst niet saai wordt. Dit houdt in dat je geen clichés moet gebruiken maar juist spannende anekdotes en voorbeelden.

Klantenservice

Je bent druk bezig met je klantenservice en je moet op dit moment nog vrij veel telefoontjes afhandelen. Iedereen begrijpt dat je aardig moet blijven maar voor jou zit er vast nog een nieuwe tip bij:

• Zorg dat er altijd een ‘werkende’ pen en papier bij de telefoon liggen. Noteer altijd de naam van de beller, het onderwerp en de gemaakte afspraken.
• Als je lang wacht dat gaan de bellers zich irriteren. Neem dus snel de telefoon op!
• Als je opneemt spreek dan helder en vooral rustig. Begin met een begroeting, dan de bedrijfsnaam en noem zowel je voornaam als je achternaam.
• Als je wordt gebeld zorg er dan voor dat je altijd als laatste ophangt. Zo gun je de ander de tijd om even na te gaan of hij/zij alle informatie heeft.
• Laat je niet storen tijdens je telefoongesprek, dit vindt de beller ontzettend vervelend.

Geen tijd

Dat kan gebeuren, je kan dat netjes duidelijk maken op de volgende manieren:

• Wil je de vraag in een e-mail naar mij opsturen? Dan antwoord ik binnen ‘zo veel’ tijd.
• Ja, maar ik wil het wel graag kort houden. Kun je mij snel aangeven waar het probleem over gaat?
• Ik heb nu geen tijd, maar overmorgen wel. Hoe laat wil je afspreken?

Deze tips kunnen je ook helpen om productiever te worden!

Een professionele uitstraling creëren

Alles wat je doet, jouw uiterlijk, de dingen die je zegt, etc. hebben invloed op je uitstraling en dus hoe mensen over je denken. Dus bedenk goed wat je wilt uitstralen. Is het de bedoeling dat iemand zich direct welkom voelt of wil je enige afstand bewaren? Dit is allemaal onderdeel van jouw positionering.

Mocht jouw tip er niet bij staan, zet hem er dan bij in de reacties. Veel succes!