Je administratie: wat moet je bewaren en hoe lang?

Als zelfstandig ondernemer krijg je onherroepelijk te maken met het bijhouden van een administratie waarin terug te vinden is hoe je bedrijf draait.

Dit is een wettelijke verplichting en die administratie moet je minimaal zeven jaar bewaren. Deze bewaartermijn geldt ook voor zaken die je elektronisch vastlegt.

Je hebt de gegevens uit je administratie nodig om belastingaangifte te kunnen doen en om de verschuldigde omzetbelasting (btw) te kunnen afdragen.

Eigenlijk hoort alles wat je op papier of elektronisch vastlegt tot je administratie. Denk daarbij aan:

• kasadministratie (ook kladjes) en kassabonnen;
• allerlei financiële administraties, zoals grootboek, debiteuren-/crediteurenadministratie, voorraadadministratie, in-/verkoopadministratie, loonadministratie;
• controleberekeningen;
• ontvangen en verzonden facturen;
• bankafschriften;
• contracten en overeenkomsten;
• agenda’s en afsprakenboeken (ook elektronisch!);
• correspondentie;
• software en databestanden.

Om in aanmerking te komen voor de startersaftrek, meewerkaftrek en fiscale oudedagsreserve moet je minimaal 1.225 uren per jaar in je bedrijf werkzaam zijn. Het is verstandig om een urenadministratie bij te houden waaruit blijkt hoeveel tijd jij aan je onderneming hebt besteed.

Welke gegevens zijn belangrijk voor de afdracht van de omzetbelasting (btw)?

Je moet tegenover de Belastingdienst kunnen aantonen hoeveel btw je betaald en ontvangen hebt. Van belang zijn in- en uitgaande facturen, uitgaven en ontvangsten en privégebruik van goederen en diensten.

Als je zaken doet met het buitenland, moet je apart de volgende gegevens bijhouden:

• import uit landen buiten de Europese Unie;
• export naar landen buiten de Europese Unie;
• import uit landen van de Europese Unie;
• export naar landen van de Europese Unie;
• diensten aan en van andere landen van de Europese Unie.

Als je in een jaar minder dan € 1.883,- aan btw betaalt, kun je in aanmerking komen voor de kleineondernemersregeling van de Belastingdienst. Je betaalt dan minder of zelfs helemaal geen btw. In dat geval kun je vragen om ontheffing van je administratieve verplichtingen voor de btw.

Maar pas op! Dit geldt alleen voor de btw-afdracht. Als onderneming blijf je nog steeds verplicht om een sluitende en duidelijke administratie te voeren waaruit de financiële situatie van je bedrijf blijkt.

Welke gegevens moeten op je factuur staan?

Facturen geven aan wat de omzet van je bedrijf is. De kopieën van je facturen vormen de basis voor de btw-afdracht. Daarom moeten bepaalde gegevens beslist vermeld worden:

• de factuurdatum;
• een uniek factuurnummer (doorlopend en opeenvolgend genummerd);
• je btw-nummer;
• je KvK-nummer;
• naam en adres van je onderneming;
• naam en adres van de klant;
• de hoeveelheid en samenstelling van de geleverde producten of diensten;
• de datum van levering van de goederen of diensten;
• de prijs exclusief btw;
• het btw-bedrag;
• het bedrag inclusief btw.

Er zijn nog een paar andere dingen waar je op moet letten:

Als je levert aan een klant binnen de EU, moet je ook het btw-nummer van die klant noemen.

Ook is er een verzendtermijn voor facturen. Je moet je factuur versturen vóór de vijftiende van de maand die volgt op de maand van levering.

Voor particulieren hoef je geen factuur te maken. Dit doe je alleen als je klant een andere ondernemer is.