E-mails beantwoorden

Als je op de juiste manier e-mail marketing gaat toepassen zul je ongetwijfeld ook veel e-mails terug gaan krijgen. Mensen reageren op jouw direct mails of autoresponder met vragen die je zult moeten beantwoorden wanneer je de kwaliteit van je onderneming hoog wilt houden.

Autoreply’s

Wat je kunt doen om het aantal “te beantwoorden” mails te beperken is een autoreply instellen. Wanneer iemand jou dan een mail stuurt ontvangt hij/zij direct automatisch een mail terug van jouw adres met een tekst die jij van tevoren hebt klaargezet. Je ziet dit vaak wanneer mensen op vakantie zijn.

Hoewel dit een ideale oplossing lijkt zijn er ook risico’s aan verbonden. Klanten vinden het over het algemeen niet fijn om een autoreply te ontvangen of een bedrijf als onbereikbaar te ervaren. Je zult sowieso belangrijke mails (bijvoorbeeld m.b.t. betalingen) zelf spoedig af moeten handelen om de kwaliteit van je onderneming te waarborgen.

Wat je bijvoorbeeld zou kunnen doen is een combinatie oplossing, je stuurt dan standaard een autoreply met de melding dat je de e-mail binnen hebt gekregen en bijvoorbeeld uitleg over hoe lang het gemiddeld gezien duurt voordat jouw bedrijf hierop een antwoord stuurt. Je kunt daarbij ook nog verwijzingen plaatsen naar bijvoorbeeld een FAQ op je website.

Klantencontact

Naast de vraag van OF je contact hebt met je klanten is er natuurlijk ook de vraag HOE je contact hebt met je klant. Hoe je communiceert met (potentiële) klanten is karakteriserend voor je onderneming.

Het is vrij simpel: wanneer je geen of weinig e-mails beantwoord loop je een onbetrouwbaar imago op, wanneer je wel je e-mails beantwoord maar geen kwaliteit levert (geen antwoorden maar enkel commercie) dan loop je alsnog een deuk in je imago op.

Wat altijd het beste werkt is om je mails snel (binnen 24 uur) en kwalitatief te beantwoorden. Probeer zoveel mogelijk waarde te geven in een e-mail. Daarmee creëer je op de langere termijn succes voor je onderneming.

Negatieve e-mails

Je zult ongetwijfeld gaan meemaken dat je negatieve e-mails gaat ontvangen van mensen die het niet eens zijn met jouw mening, producten of manier van marketing bedrijven. Wanneer je als onderneming groter groeit zul je meer op gaan vallen en dat gaat gepaard met negativiteit in je mailbox, dat is helaas niet anders.

Nu kun je ervoor kiezen om deze negativiteit impact te laten hebben op jou als persoon of je manier van marketing bedrijven maar wat je veel beter kunt doen is het langs je heen laten gaan en er geen aandacht aan te besteden.

Uiteraard is het belangrijk om klachten serieus te nemen alleen hou standaard in je achterhoofd dat je niet iedereen tevreden kunt stellen op het internet en dat je als ondernemer zelf je keuzes maakt en bepaald hoe je wilt groeien. Zorg er altijd voor dat een negatieve e-mail jou geen energie kost.